ERP система – комплексне Smart-рішення для точного управління бізнесом

Ефективність бізнесу завжди визначається швидкістю обробки великого обсягу інформації, ефективним управлінням ресурсами та точною координацією роботи команди. Цих цілей допомагають досягти ERP (Enterprise Resource Planning) системи — інтегровані програмні рішення, призначені для автоматизації бізнес-процесів та управління ресурсами компанії.

Це модульний софт, який містить у собі набір компонентів для повноцінного контролю бізнес-процесів: фінансові – для контролю бухгалтерського обліку та виконання планів, кадрові – для гнучкого управління персоналом та оцінки його ефективності, операційні – для контролю за логістикою тощо.

ERP передбачає синхронізацію безлічі компонентів для зручнішої агрегації всієї інформації. Крім цього, важливість впровадження таких рішень для бізнесу показує статистика та зростаючі темпи впровадження таких систем. Так, дослідження, яке проводилося G2, показало зростання обсягу ринку ERP-рішень до 2026 року до $78,4 млрд.

У свою чергу Aberdeen Group, стверджує, що компанії, які використовують ERP системи, мають у середньому на 23% вищий рівень доходів у порівнянні з тими, хто не використовує такі системи.

Виходить, що ERP системи є ключовим інструментом для підвищення ефективності роботи бізнесу, особливо для великих компаній з розгалуженою структурою та складними бізнес-процесами. При цьому ERP також може значно покращити ефективність малого та середнього бізнесу, оптимізувавши внутрішні процеси.

Що таке ERP система?

Існують різні ERP-системи, які вирізняються візуально і за функціоналом, але архітектурно практично однакові: база даних, ядро програми та модулі.

База даних містить агреговану комерційну та організаційну інформацію: дані клієнтів та команди, закупівлі, фінанси тощо.

Ядро – програмна частина, яка координує роботу всіх модулів, операційну частину структури ERP-системи.

Функціональні модулі – софт, який можна підключити до ядра, залежно від вимог бізнесу. Це CRM-системи (Customer Relationship Management) для управління відносинами з клієнтами, модулі, які контролюють виробничі ланцюжки – SCM-системи (Supply Chain Management), PLM-системи (Product Lifecycle Management) для управління життєвим циклом продукції тощо.

Крім цього, модулі можуть бути для внутрішнього використання – якими користується персонал вашого бізнесу – бухгалтерія, управління кадрами, логістика, склад тощо. А також для зовнішнього використання – до них доступ є у партнерів та клієнтів. Наприклад, мобільний додаток або особистий кабінет.

Головна перевага модульних ERP систем – це безшовність їхньої роботи та повна сумісність. При цьому, при необхідності модулі можна як відключати, так і підключати, що не вплине на роботу системи в цілому.

Коли вашому бізнесу потрібна розробка власної системи ERP?

На ринку ERP систем існує чимало готових пакетних рішень. При цьому вони можуть не містити в собі набір модулів, які відповідають вашому бізнесу; у той час, коли інші рішення пропонують надто складні та масивні системи, що буде марним для малого та середнього бізнесу.

Розробка кастомної ERP від початку пропонує ряд функціональних та інтерфейсних рішень, які будуть закривати потреби саме вашого бізнесу та команди. Кастомна ERP необхідна, якщо:

• Ваша компанія має унікальні чи специфічні бізнес-процеси, які не можуть бути повністю покриті існуючими рішеннями на ринку.
• Необхідне забезпечення більш гнучкої та ефективної інтеграції з різними компонентами, без яких неможливе нормальне функціонування бізнесу;
• Необхідне функціональне рішення для управління рівнем захисту даних та забезпечення високого рівня безпеки;
• Потрібна гнучка адаптація бізнесу під специфіку галузі та відповідність усім вимогам та стандартам;
• Власна ERP система може бути розроблена з урахуванням майбутніх потреб компанії та забезпечити масштабованість та гнучкість, які не завжди доступні у готових рішеннях на ринку.

В результаті, ERP-система - це софт, який збирає всі дані про процеси компанії в єдиній екосистемі, що допомагає команді швидко приймати ефективніші рішення. При цьому ERP системи підходять для більшості сфер бізнесу від фінансового до виробничого.

Виробничому бізнесу модулі ERP-системи допоможуть автоматизувати постачання сировини, ефективніше стежити за виробничими ланцюжками та якістю кінцевого продукту.

Страховим компаніям, банками та лізинговим компаніям допоможуть оптимізувати та персоналізувати роботу з клієнтами, автоматизувати звітність та оновлення продуктової лінійки.

У сфері торгівлі — автоматизує логістику, закупівлю товарів та бухгалтерську діяльність, сформує звітність з продажу та ефективності маркетингової стратегії, чим загалом оптимізує та полегшує ведення бізнесу.

Логістичним компаніям ERP системи дозволяють оптимізувати керування складами, відстеження вантажів та використання транспортних засобів. В результаті підвищується ефективність всього процесу постачання, скорочується термін доставки, суттєво знижуються витрати та вплив людського фактора.

У сфері охорони здоров'я ERP системи керують записами пацієнтів, дозволяють їм пропонувати індивідуальні оффери або нагадувати про повторний візит. Ведуть облік медичного обладнання та розхідників, а також автоматизують записи, виходячи з вільного часу лікарів.

Освіта. У цій сфері ERP системи автоматизують управління навчальними програмами, ведуть облік студентських даних, планують розклад за заздалегідь прописаними патернами, які залежать від вільного часу викладачів.

Готельному бізнесу ERP системи допомагають автоматизувати бронювання номерів та роботу з клієнтами. Безпомилково вести облік гостей, контроль запасів та фінансів.

У консалтинговому бізнесі ERP системи використовуються для управління проєктами, обліку часу та витрат, управління клієнтськими базами даних, фінансуванням проєктів та загальними маркетинговими кампаніями.

Фактично, ERP можна впровадити у будь-яку сферу бізнесу, незалежно від галузі. Вона однаково буде корисною як малим підприємствам, так і міжнародним компаніям, офіси яких знаходяться у різних країнах. Адже головна перевага ERP – оптимізація процесів, які закономірно призводять до збільшення прибутку.

Які переваги дає бізнесу розробка системи ERP?

Сучасний бізнес не обходиться без систем обліку своєї діяльності, адже чим вищий рівень його адаптації під рівень ринку і вища гнучкість бізнес-процесів, тим більша його прибутковість та ефективність. Інтегруючи в бізнес ERP систему, ви отримуєте:

• Ефективне фінансове планування

Оптимізація включає автоматизацію процесів бухгалтерського обліку, бюджетування, аудиту, відповідності вимогам, роботи з податками і так далі.

• Якісне обслуговування клієнтів

У ERP систему може входити модуль CRM, який відповідає за автоматизацію продажів, супроводу клієнтів, їх підтримку, збирання фідбеку тощо. Це звільняє менеджерів, які займаються продажами від рутинної роботи та перенаправляє їх фокус уваги на пріоритетніші завдання.

• Гнучкість та масштабованість

ERP системи пропонують гнучку архітектуру, яка дозволяє адаптувати систему до потреб бізнесу, що змінюються, і масштабувати її в міру зростання підприємства. Контроль за новою інфраструктурою в бізнесі з ERP досить швидко настроюється підключенням нового модуля та його синхронізацією з іншими.

• Автоматизацію операцій

Модулі ERP дозволяють автоматизувати ті самі події, які забирають у команди досить багато часу. Наприклад складання звітів про продаж та складання іншої робочої документації. Автоматизація цього процесу нівелює людський чинник та ризики пов'язані з ним.

• Ефективне керування персоналом

HR менеджмент на великих підприємствах є досить трудомістким процесом. ERP дозволяє оптимізувати онбординг та оцінку продуктивності команди, допоможе вести облік зайнятості, відкритих та закритих вакансій, проводити оцінку мотивації тощо. Все це розвантажує HR менеджерів, дозволяє ефективніше керувати ресурсами та прискорити різноманітні бюрократичні процеси.

• Електронний документооберт

Цей модуль оптимізує процеси, пов'язані з реєстрацією, створенням та верифікацією внутрішньої та зовнішньої документації: шаблони, затвердження та надсилання кореспонденції у доопрацювання, оновлення статусів роботи над документом тощо. Крім цього, модуль може зберігати всі документи, розсилати автоматичні нотифікації, а також контролювати виконання завдань документів.

• Детальну статистику з продажу

Залежно від конфігурації модуля, функціонал може автоматично збирати інформацію про продаж із різних джерел: касові системи, інтернет-магазини, партнерські програми, соцмережі. Агрегувати інформацію, за якою можна оцінювати ефективність маркетингових кампаній та стратегій продажів, а також проводити прогнозування продажів на майбутній період.

Етапи розробки ERP-системи

Розробка кастомної ERP системи, яка автоматизуватиме великий обсяг процесів бізнесу потребує комплексного підходу, який завжди починається з планування та аналізу.

• Планування та аналіз

На цьому етапі визначаються вимоги бізнесу до майбутньої ERP: які процеси ланцюжка необхідно оптимізувати, а які автоматизувати. Які є ключові проблеми та питання, які має вирішити система ERP. На основі цих досліджень готуються вимоги до майбутнього продукту, які складає аналітик разом із замовником.

• Проєктування

Як тільки вимоги сформовані та узгоджені з Product Owner, починається більш детальне опрацювання проєкту, яке умовно можна розділити на функціональну та візуальну.

У функціональну входить розробка бізнес-логіки роботи всієї системи ERP. Продумуються зв'язки між модулями, розробляються формули та загальна математика роботи ERP.

Паралельно функціональної частини, йде розробка мокапа ERP - найпершої версії візуалу інтерфейсів. У результаті складається пакет документації, на основі якого проводиться оцінка термінів і вартості системи.

• Розробка

Як тільки прототип узгоджений із замовником, а вимоги доповнено, проєктний менеджер збирає команду для розробки, яка працюватиме над проєктом. Залежно від складності та особливостей роботи проєкту, команда розробників вибирає стек технологій для роботи. Для більш простих систем достатньо використання PHP та його фреймворків (Yii2, Laravel). Більш складні системи розробляються з використанням Python та його фреймворків (Django, Flask). Великі Enterprise проєкти найчастіше реалізуються на Java.

На цьому ж етапі Front та Back-end девелоперами створюється програмне забезпечення, а також налаштування та інтеграція з іншим софтом бізнесу, якщо це необхідно. Для Front, залежно від функціональних вимог, може використовуватися стандартна верстка або Vue.js.

Частиною ERP-системи також може стати мобільний додаток для команди чи клієнтів. У цьому випадку паралельно з web-версією розробляється мобільний додаток. До нього входить проєктування інтерфейсу та його реалізація, наприклад, на Flutter – фреймворку для створення кросплатформових мобільних додатків. Back-end на мобільному додатку та робочому столі, як правило, загальний і не вимагає окремої розробки. Також у кастомній ERP можуть бути розроблені та впроваджені особисті кабінети клієнтів чи партнерів.

• Тестування та налагодження

Кожен готовий компонент кастомної ERP віддається в тестування, де проводяться тести функціональності, продуктивності та безпеки системи, а також виправляються помилки та допрацьовуються недоліки. Помилки або неточності в роботі передаються розробникам і знову на тест.

• Впровадження та навчання

До релізної версії ERP готується опис та різні мануали, використовуючи які можна без проблем інтегрувати систему у бізнес. На основі інструкцій також можна розпочинати навчання команди.

• Підтримка та супровід

Вже після впровадження системи, і згідно з попередніми домовленостями, ведеться її підтримка та супровід, включаючи вирішення питань команди та бізнесу, оновлення та доопрацювання функціоналу.

Наші головні цінності

Avada Media пропонує високий рівень професіоналізму, а також глибоку компетентність у галузі розробки систем ERP. У нашій команді понад 100 фахівців рівня middle та senior (Backend, Frontend, Mobile, проектувальники, дизайнери, менеджери, тестувальники), що дозволяє нам створювати індивідуальні рішення enterprise-рівня, що максимально відповідають потребам клієнтів.

Ми постійно стежимо за останніми тенденціями та інноваціями в галузі автоматизації, що дозволяє впроваджувати передові рішення, які прискорюють обробку даних, мінімізують людський фактор та масштабують бізнес. Що у короткостроковій та довгостроковій перспективі призводить до збільшення прибутку.

Avada Media готова вирішувати будь-які завдання в галузі розробки ERP систем, починаючи від проектування та аналізу вимог, і закінчуючи впровадженням та підтримкою системи протягом усього життєвого циклу проєкту.

FAQ питання

• Що таке система ERP і навіщо мені вона потрібна?

ERP (Enterprise Resource Planning) система - це інтегрована програма управління бізнесом, яка поєднує різні функції, такі як управління фінансами, виробництвом, продажами і т.д.

• Які переваги може принести впровадження системи ERP для мого бізнесу?

Використання ERP системи покращить управління ресурсами, оптимізує бізнес-процеси і знизить операційні витрати, що в результаті позначиться на прибутковості компанії.

• Чи можуть ERP системи бути хмарними або вони потребують локального розгортання?

Так, сучасні ERP системи можуть бути як хмарними, і локальними. Вибір залежить від вимог та переваг вашої компанії.

• Яка підтримка буде доступна після впровадження системи ERP?

Після впровадження ERP системи згідно умов договору ми надаємо технічну підтримку, оновлення програмного забезпечення, а також консультації з питань використання та оптимізації системи.

• Які приклади успішного впровадження систем ERP у вас є?

У нас є приклади успішної розробки та впровадження систем ERP для сфери нерухомості, логістики, оптової торгівлі, інженерії, маркетингу. Ми надамо вам успішно закриті кейси для ознайомлення з нашим досвідом та результатами роботи.